Gedächtnis in 43 Ordnern

Wer an Archive denkt, dem kommen zumeist muffige Papierberge, schwer verständliche Texte und ziemlich unlesbare Schriften aus „unvordenklicher Zeit“ in den Sinn. Viele, die das Wort „Pfarrarchiv“ hören, wissen zumindest, dass man in alten Büchern Daten über Taufen, Hochzeiten und Beerdigungen finden kann, die für das Wissen über die eigene Familie aufschlussreich sein können. Gewiss, das alles trifft auch für das Beerbacher Pfarrarchiv zu, wobei der muffige Geruch und der damit verbundene Staub der Jahrhunderte durch heutige Ordnungsmaßnahmen längst getilgt sind.

Für eine funktionierende Pfarramtsverwaltung von heute sind die reichlich vorhandenen „Acta“, Pergamenturkunden, Salbücher, Dispense und Mandate allerdings nur selten von Belang, dafür umso mehr die Verwaltungsvorgänge der zurückliegenden Jahrzehnte. Pfarrstelleninhaber und Sekretärinnen wechseln, die Verwaltung bleibt und ihrem „Papiergedächtnis“ müssen öfters notwendige Informationen entlockt werden, um anstehende Aufgaben der Gegenwart zu bewältigen. Während für die vielen Meter Archivunterlagen aus dem 15. bis 19. Jahrhundert ein umfangreicher Katalog, ein sogenanntes „Findbuch“, mit einem zugehörigen alphabetischen Register angefertigt wurde – diese Arbeit hat weit über 40 Jahre gedauert – gestaltete sich die Ordnung und Verzeichnung des Schriftgutes der Zeit von ca. 1910 bis 2012 weitaus einfacher und nahm nur ein Jahr Vorbereitung in Anspruch. Das Ordnungssystem ist hier für den Bereich der Bayerischen Landeskirche einheitlich für alle Gemeinden und kirchlichen Dienststellen vorgegeben und orientiert sich an einem Dezimalsystem mit sechs Hauptgruppen, die wiederum in Gruppen und Untergruppen untergliedert sind. So findet sich alles den Konfirmandenunterricht Betreffende unter dem Aktenzeichen 32/21, sämtliche Themen zur Seelsorge unter 36 und die Unterlagen zum Kirchgeld unter 55/6.

Der Umfang des Schriftguts ist je nach Sachgebiet sehr unterschiedlich. Den größten Raum nehmen die Vermögens- und Finanzverwaltung sowie das kirchliche Bauwesen ein, das sich bei zwei Kirchen, zwei Friedhöfen und zwei Amts- und Wohngebäuden mit hohem Unterhaltsaufwand sehr umfangreich gestaltet. Dabei wird nicht der gesamte Schriftverkehr unbesehen aufgehoben, sondern einer strengen Bewertung unterworfen.

In Kopie mehrfach vorhandene Schriftstücke, nicht berücksichtigte Angebote, kurzlebige Gesprächsnotizen u. ä. werden ausgesondert und dem gefräßig schnurrenden Reißwolf überlassen. Gerade im Archivwesen spielt Datenschutz eine große Rolle!

Andere Archivunterlagen hingegen bedürfen der dauernden Aufbewahrung, weil sie den Rechtsstand und das Eigentum der Kirchengemeinde dokumentieren oder vom gemeindlichen Leben Nachricht geben, z. B. Notariatsurkunden, Verträge, Baupläne, Jahresrechnungen, Kirchenvorstandsprotokolle, aber auch Gottesdienstordnungen und Programme von Kirchenkonzerten. Mitunter werden auch Unterlagen aufbewahrt, die von aufwändigen Projektvorbereitungen künden, die dann aber doch aus unterschiedlichen Gründen nicht verwirklicht werden konnten, z. B. die Planung eines behindertengerechten Zugangs zur Beerbacher Kirche oder die vieldiskutierten Entwürfe für eine Erweiterung des Gemeindehauses. Man weiß ja nicht, wie unter anderen Voraussetzungen vielleicht später einmal dankbar darauf zurückgegriffen werden könnte!

Sämtliche Schriftstücke, die „archivwürdig“ auf Dauer aufbewahrt werden, müssen schließlich noch chronologisch geordnet und dem richtigen Aktenzeichen zugewiesen werden, ehe sie dann endgültig in handlichen Ordnern eingebunden werden. Ergänzt werden diese Unterlagen durch Fotodokumentationen und sämtliche Presseberichte, die über die Beerbacher Gemeinde in Tageszeitungen, kirchlichen Sonntagsblättern und örtlichen Mitteilungsblättern seit 1959 erschienen sind. Zusammen mit den älteren Archivalien entstand auf diese Weise ein Aktenbestand von 45 Metern, aufbewahrt in 5 hohen Schränken. Gewiss, das alles ist nur Papier, aber es trägt zur Identität der Gemeinde bei und stellt den wertvollen Wissensspeicher, das notwendige Gedächtnis dar, in dem immer wieder nachgesucht werden muss in der Hoffnung „dass man was findet!“.

Ewald Glückert
Archivpfleger